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江苏省卫生和计划生育委员会人才服务中心人事档案代理业务规范

 

 

档 案 接收

 

一、受理对象

1.代理单位(以下简称单位)委托新进人员人事档案。

2.代理单位离职人员人事档案。(为便于领取失业保险,离职人员档案应尽量转回户口所在地)

二、受理条件

1.单位委托新进人员应已办理完公开招聘或调动手续。

2.单位离职人员自愿委托保管人事档案的,应由单位人事工作人员及本人在离职后30日内携带档案至档案部办理。

3.中专以上学历,干部身份。

三、办理流程

(一)开具商调函

单位人事工作人员或本人凭单位介绍信开具商调函。(需明确档案所在地)

(二)存档

1.单位委托新进人员

基础材料(学历材料、工作经历材料、职称材料、党团材料等)完备的,单位人事工作人员或本人凭密封档案存档。新进人员需填写《干部履历表》并经所在单位人事部门审核盖章后存档。

2.离职人员

基础材料(学历材料、工作经历材料、职称材料、党团材料、离职材料、事业单位编内离职人员视同缴纳保险证明、本人身份证复印件、联系方式等)完备的,本人及单位人事共同送档方可接收,送档时间需在离职后30日内。

3.原则上距离国家规定退休年龄5年以内人员,即男55岁,女50岁,档案不再接收。

(三)材料审核

1.履历材料:

(1)《干部履历表》所填信息应真实准确,应有照片、本人签名、填表时间、组织印章和单位审核意见。

(2)更改出生日期的,应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复(上级批复按照干部管理权限的组织批复)。

(3)更改参加工作时间的,应有上级批复或确认其参加工作时间的材料(上级批复指按照干部管理权限的组织批复)。

2.学历材料:

(1)大学本(专)科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表。

(2)硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定,参加硕士研究生单独考试的,还应有专家推荐表。

(3)博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。

(4)同等学历申请硕士、博士学位的,须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料,其中,授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书复印件。

(5)党校学历须有学员成绩表和学员毕业鉴定表。

(6)其他学历须有教育部规定的相关材料。“其他学历”主要指取得研究生班学历和国(境)外学习取得的学历学位。取得研究生班学历须有研究生班学生登记表、学习成绩表、研究生班毕业登记表。国(境)外学习取得的学历学位须有国(境)外的学历学位证书、教育部留学服务中心出具的《国(境)外学历学位认证书》和学习成绩单的原件或复印件。

(7)非国民教育系列的学习材料(党校除外),由本人确认作为培训经历材料存入档案,方可接收。

3.工作经历材料:

(1)原工作单位合同及解除关系材料或调动材料。

(2)原工作单位为机关或事业单位,未签订合同的,需有能证明进入单位并在单位连续工作的材料(报到证、吸收录取干部审批表、转正定级表、调资表、年度考核表等)。

(3)原工作单位为国有企业,未签订劳动合同的,需有能证明进入单位并在单位连续工作的材料(干部履历表、招工表、转正定级表、调资表、年度考核表等)。

(4)原工作单位在当事人工作期间进行改制或工商变更的,提供工商部门或代理单位上级主管部门出具的更名文件(复印件)。

(5)按国家规定不需交纳社会保险的人员,档案中还需具备社会保障部门出具的视同证明。

(6)档案中的年度考核表及工资相关材料应齐全,时间及内容必须接续。

(7)提拔副科级以上职务的应有干部考察材料,形成材料的单位(或考察人)、时间、印章应齐全。

(8)《干部任免审批表》按规定逐项填写,注明任免职务的批准机关、批准时间及文号,加盖组织印章。由党委(党组)决定任免的职务在“审批机关意见”栏内填写任免文号和时间并加盖组织印章;由行政任免的在“行政机关任免意见”栏内填写任免文号和时间;按照法律和有关章程由有关会议选举、任免的,在“行政机关任免意见”栏内填写会议当选或通过的届次和时间。

4.职称材料:

(1)通过评审取得的职称资格,需有职称评审表。

(2)通过考试取得的职称资格,应有相应的评聘材料。

5.党团材料:

(1)团员:入团志愿书。

(2)党员:入党申请书、入党志愿书、转正申请、自传、家庭成员函调材料等。

(四)接收手续

1.人事档案材料齐全的,分配档案号,在档案转递登记本上标注姓名、档案号、代理单位名称、进档日期、档案来源等并录入档案管理系统。

2.档案材料不全,暂不入库,通知单位或本人办理补充材料手续,如暂时无法补齐的,填写《档案材料缺件单》由单位人事工作人员或本人签名确认。

3.原则上无法联系本人或无法补齐材料且本人拒填缺件单的,档案按原渠道退回。

4.暂不入库档案,统一登记。

 

档案材料补充

 

一、受理对象

单位委托、个人委托保管人事档案人员。

二、受理条件

材料原件,部分复印件加盖公章材料可作为备考。

三、办理要求

1.送归档材料前请确定人事档案在我中心,档案不在我中心的归档材料一律拒收。

2.送来的归档材料请在材料左上角用铅笔标注档案号并按档案号顺序排列,材料清单必需与材料内容、排列顺序相符合。

3.归档材料要定期送归,至少每半年送一次。

4.办理辞职手续的同时请将所有归档材料一并送来。辞职人员档案一经转出,我中心不再接收其归档材料。

四、办理流程

1.各单位将需补充归档材料及材料清单一并送我中心。

2.各单位送交材料人员同我中心档案管理人员根据材料清单当面清点核对无误后办理交接签字手续。

3.我中心档案管理人员将归档材料登记后按照档案装订相关规定进行目录维护、装订及存档。

 

 

 

 

出具档案证明

 

一、受理对象

单位委托、个人委托保管人事档案人员。

二、受理条件

出具证明内容需与档案材料一致。

三、办理内容及要求

1.婚育证明:单身证明需提供本人身份证;已婚未育证明需提供本人身份证、结婚证原件;已婚已育证明需提供本人身份证、结婚证原件、小孩出生证原件,查看原件后留存复印件。

2.无犯罪记录证明、工作经历证明、存档证明、家庭关系证明、报考证明等。

3.《干部调动登记表》、《省属事业单位接收人员审批表》审核:表格内容与档案信息一致,有出入需补齐材料,如本人无法补齐相关材料,需注明“档案内无此内容”后办理。如系档案转出补办手续,需依据系统信息审核办理,转出意见栏需注明档案转出时间及去向。

注:1.单位委托需提供单位介绍信;

2.个人委托需提供本人身份证;

3.委托他人办理,需提供两者身份证复印件、委托书,代办人签名确认。

 

 

 

查 阅 档案

 

一、受理对象

1.委托存档单位。

2.机关、事业单位、高校、司法部门办案需要。

二、受理条件

查阅档案人员应有两人以上,必须出示单位介绍信及工作证或身份证。

三、办理要求

1.代理单位查阅档案需由单位出具介绍信,查阅人员出具有效证件。

2.机关或事业单位录用、研究生录取查阅档案需出具单位介绍信,查阅人员出具有效证件。如属单位委托的,必须提供代理单位介绍信及录用单位介绍信。

3.司法部门查阅档案需出具单位介绍信和查阅人员的有效证件。

注:介绍信需写明查阅内容和查阅人,由单位负责人签字并加盖公章。

 

 

 

 

借 阅 档案

 

一、受理对象

单位委托、个人委托保管人事档案人员。

二、受理条件

除办理视同证明、社会保险外原则上不予借出。

三、办理流程

1.借出档案需经过整理、装订,请提前一周预约借档。

2.借阅档案需单位提供介绍信并说明借档原因,借档人员出示有效证件,经办人为其办理借出手续。

3.借出档案限十五天内归还,并不得转借。档案归还时,需审核档案目录与档案材料是否一致。

 

 

借阅档案材料

 

一、受理对象

单位委托、个人委托保管人事档案人员。

二、受理条件

档案材料除办理党员转正外,其他材料原则上不予借出。

三、办理流程

1.借阅预备党员材料的,需提供党组织的介绍信。

2.借阅材料时需经办人在借阅档案材料登记本上登记并填写借条,个人委托需抵押有效证件且在转正后及时归还。

档 案 转出

 

一、受理对象

人事档案在我中心保管人员。

二、受理条件

1.单位委托人员原则上与原单位解除劳动关系手续已办结,未办结需原单位出具同意转出证明。

2.社保、公积金已中止且户籍关系已转出(或已同省人才中心签订户籍临时保管协议)。

三、办理要求

1.转往省内外人才(职介)机构:出具人才(职介)机构调档函、本人身份证件。

2.转出办理失业保险申领:出具个人书面申请、本人身份证件、养老保险关系变动表。

3.转往国有企业:出具录用单位调档函、营业执照副本复印件(国有资产登记证)、本人身份证件。

4.转往事业单位:出具录用单位调档函、本人身份证件。

5.公务员录用:出具录用单位调档函、本人身份证。如需开具行政介绍信需提供公务员录取通知。

6.研究生录取:出具学校调档函或学校录取通知、本人身份证件。

注: 除办理失业保险申领可自提档案外,其余档案待手续办结后送机要局寄出。

1.单位委托代理的必须提供单位介绍信;

2.个人委托代理的需提供本人身份证;

3.委托他人办理,需提供双方身份证复印件、委托书,委托人需要签名确认。

4.转出领取失业保险,需本人办理。